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| 工程檔案管理辦法（試行） |
| 2016/11/04 10:48:30 來源: 工程處 瀏覽次數(shù)：0 |
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一、目的
為規(guī)范公司工程檔案管理，提高檔案收集的及時率和準(zhǔn)確性，有效保護(hù)和利用工程檔案，根據(jù)公司相關(guān)管理制度，制定本辦法。
二、工程檔案歸檔范圍
本辦法所指工程檔案是指集團(tuán)公司內(nèi)部新建、改建、擴(kuò)建項目全過程形成的文字、圖紙、音像等資料，同時還包括工程日常管理工作形成的巡查資料、各類文件、總結(jié)報表等。
三、工程建設(shè)管理檔案
1、工程處負(fù)責(zé)檔案：項目前期資料(立項、可研、初設(shè)等設(shè)計、招投標(biāo)、規(guī)劃、環(huán)評、節(jié)能、征地及批復(fù)等資料);參建單位資質(zhì)審核資料(施工單位資質(zhì)評審表等);合同資料(施工類、服務(wù)類、采購類合同，工程預(yù)算書，合同會簽單);公司級進(jìn)場資料(安全交底，技術(shù)交底);公司級檢查資料(職能處室組織的安全檢查記錄表，會議記錄);工程款支付資料(預(yù)付款、進(jìn)度款、完工款、一次性付款、質(zhì)保金申請表);完工驗收資料(工程結(jié)算書，審計報告，完工驗收鑒定書，單位工程質(zhì)量評定表，人員簽字表，完工公示，相關(guān)方評審記錄，工程/設(shè)備質(zhì)量質(zhì)保期滿鑒定表)等。
2、管理處負(fù)責(zé)檔案：內(nèi)部分工及公示資料(工程管理工作表，工程公示表);施工進(jìn)場交底資料(圖紙會審資料，管理處安全技術(shù)交底，施工單位內(nèi)部交底);施工進(jìn)場報審資料(施工組織設(shè)計/施工方案，臨時用電等專項施工方案，進(jìn)度圖，開工資料，專職管理人員和特種作業(yè)人員的資格證復(fù)印件，工程采購市場考察表，工程現(xiàn)場主材及設(shè)備登記表，主材或設(shè)備三證;施工過程檢查資料(安全設(shè)施“三同時”現(xiàn)場檢查記錄表，“三同時”驗收表，安全(隱患)檢查記錄表，工程現(xiàn)場質(zhì)量簽證單，臨時用電驗收單，臨時用電定期檢查記錄，單元、分部工程質(zhì)量評定表);工程變更資料(預(yù)算外請示、變更聯(lián)系單，變更申請表，變更驗收表);工程量統(tǒng)計資料(測量記錄，工程量簽證單，竣工圖);照片檔案(注明項目名稱、拍攝時間、拍攝內(nèi)容，包含前期原貌、警示防護(hù)設(shè)施、隱蔽工程、不同工藝、旁站檢查、會議、完工現(xiàn)狀、驗收等);施工管理日志;音像資料;監(jiān)理檔案等。
3、建設(shè)管理檔案收集程序：簽訂合同兩個工作日內(nèi)，工程處以工程合同為單位設(shè)立獨(dú)立檔案盒。管理處接到工程開工通知后，建立該工程臨時檔案。建設(shè)管理檔案隨工程實施過程及時存檔，各項工程資料禁止混放。工程完工后，管理處五個工作日內(nèi)完成工程量簽證單審核并將原件報送工程處，工程處五個工作日內(nèi)完成該簽證單復(fù)審。工程處督促施工單位出具工程結(jié)算書并及時送審。審計單位出具定案表，工程處通知管理處五個工作日內(nèi)移交臨時檔案。工程處收到臨時檔案五個工作日內(nèi)，完成該項工程全部檔案整理工作。按照公司檔案室規(guī)定提交工程建設(shè)管理檔案。
四、工程日常管理檔案
1、工程處負(fù)責(zé)檔案：公司年度工程預(yù)算(各管理處及工程處預(yù)算，專項工程預(yù)算，防汛費(fèi)、審計費(fèi)，創(chuàng)收費(fèi)，質(zhì)保金);預(yù)算外請示及審批資料);計劃及總結(jié)(工程合同實施計劃、安全除險計劃、培訓(xùn)計劃;月報;半年總結(jié);年底總結(jié));年底統(tǒng)計表(年度工程施工類項目統(tǒng)計表，年度工程自修類項目統(tǒng)計表，年度工程服務(wù)類項目統(tǒng)計表，年度工程儀器設(shè)備采購登記表，合同管理臺賬，公司工程險工匯總表);公司來往文件(局、公司文件等;各類報告、請示、報表等);工程處收發(fā)登記表;廉政監(jiān)督卡等。
2、管理處負(fù)責(zé)檔案：周報;月報;管線、壩體、重點(diǎn)設(shè)施巡查資料(水庫沉沙池巡視檢查內(nèi)容表，水庫大壩巡視檢查內(nèi)容表，重點(diǎn)設(shè)施安全巡查情況一覽表，管線巡查記錄表，管線閥門及附件定位卡);管理處自行頒布的制度、預(yù)案;防汛資料(應(yīng)急物資領(lǐng)用記錄表，應(yīng)急物資儲備明細(xì)表，水庫防汛物資土、石方明細(xì)表，工程險工檢查統(tǒng)計表，安全生產(chǎn)隱患臺賬，防汛準(zhǔn)備工作情況檢查表)等。
3、日常管理檔案收集程序：水庫一月底前把上一年度巡查資料分類裝訂成冊送工程處備案。其他資料按照相關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
五、工程檔案存放要求
1、工程處負(fù)責(zé)檔案：目錄索引清晰，及時更新，易于查找。工程建設(shè)管理檔案以管理處為單位，按照年度順序統(tǒng)一存放。當(dāng)年工程建設(shè)管理檔案先集中放置，年度項目實施完成后，放入項目發(fā)生地所屬管理處檔案資料中。專項工程建設(shè)管理檔案單獨(dú)存放。公司制度預(yù)案資料、管線管理資料、水庫注冊鑒定資料等日常管理檔案，按文件時間形成順序，每年成卷集中存放。
2、管理處負(fù)責(zé)檔案：遵守公司及管理處檔案管理要求，存放有序，分類清晰，易于檢查。
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