1 范圍
本制度規(guī)定了工程檔案管理的職責(zé)、管理活動的內(nèi)容與方法等要求。
本辦法適用于集團公司規(guī)章制度的管理。
2 依據(jù)
現(xiàn)行安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范
現(xiàn)行中華人民共和國安全生產(chǎn)法 主席令第十三號
現(xiàn)行建設(shè)工程安全生產(chǎn)管理條例 國務(wù)院令第393號
現(xiàn)行中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法 主席令第21號
現(xiàn)行山東省安全生產(chǎn)條例
3 職責(zé)
3.1 工程處
3.1.1 負(fù)責(zé)本處室工程建設(shè)與日常檔案的收集管理。
3.1.2 負(fù)責(zé)監(jiān)督各管理處工程建設(shè)與日常檔案的收集管理。
3.1.3 負(fù)責(zé)將工程檔案報送綜合處。
3.2 管理處
3.2.1 負(fù)責(zé)管理處工程建設(shè)與日常檔案的收集管理。
3.2.2 負(fù)責(zé)將管理處的工程建設(shè)與日常檔案按時報送工程處。
4 管理活動的內(nèi)容與方法
4.1 目的
為規(guī)范公司工程檔案管理，提高檔案收集的及時率和準(zhǔn)確性，有效保護和利用工程檔案，根據(jù)公司相關(guān)管理制度，制定本辦法。
4.2 工程檔案歸檔范圍
本辦法所指工程檔案是指集團公司內(nèi)部新建、改建、擴建項目全過程形成的文字、圖紙、音像等資料，同時還包括工程日常管理工作形成的巡查資料、各類文件、總結(jié)報表等。
4.3 工程建設(shè)管理檔案
4.3.1 工程處負(fù)責(zé)檔案：項目前期資料（立項、可研、初設(shè)等設(shè)計、招投標(biāo)、規(guī)劃、環(huán)評、節(jié)能、征地及批復(fù)等資料）；參建單位資質(zhì)審核資料（施工單位資質(zhì)評審表等）；合同資料（施工類、服務(wù)類、采購類合同，工程預(yù)算書，合同會簽單）；公司級進場資料（安全交底，技術(shù)交底）；公司級檢查資料（職能處室組織的安全檢查記錄表，會議記錄）；工程款支付資料（預(yù)付款、進度款、完工款、一次性付款、質(zhì)保金申請表）；完工驗收資料（工程結(jié)算書，審計報告，完工驗收鑒定書，單位工程質(zhì)量評定表，人員簽字表，完工公示，相關(guān)方評審記錄，工程/設(shè)備質(zhì)量質(zhì)保期滿鑒定表）；檔案驗收資料（工程項目開工檔案管理登記表，工程項目檔案預(yù)驗收申請表，工程項目檔案驗收合格申請表）等。
4.3.2 管理處負(fù)責(zé)檔案：內(nèi)部分工及公示資料（工程管理工作表，工程公示表）；施工進場交底資料（圖紙會審資料，管理處安全技術(shù)交底，施工單位內(nèi)部交底）；施工進場報審資料（施工組織設(shè)計/施工方案，臨時用電等專項施工方案，進度圖，開工資料，專職管理人員和特種作業(yè)人員的資格證復(fù)印件，工程采購市場考察表，工程現(xiàn)場主材及設(shè)備登記表，主材或設(shè)備三證；施工過程檢查資料（安全設(shè)施“三同時”現(xiàn)場檢查記錄表，“三同時”驗收表，安全(隱患)檢查記錄表，工程現(xiàn)場質(zhì)量簽證單，臨時用電驗收單，臨時用電定期檢查記錄，單元、分部工程質(zhì)量評定表）；工程變更資料（預(yù)算外請示、變更聯(lián)系單，變更申請表，變更驗收表）；工程量統(tǒng)計資料（測量記錄，工程量簽證單，竣工圖）；照片檔案（注明項目名稱、拍攝時間、拍攝內(nèi)容，包含前期原貌、警示防護設(shè)施、隱蔽工程、不同工藝、旁站檢查、會議、完工現(xiàn)狀、驗收等）；施工管理日志；音像資料；監(jiān)理檔案等。
4.3.3 建設(shè)管理檔案收集程序：簽訂合同兩個工作日內(nèi)，工程處以工程合同為單位設(shè)立獨立檔案盒。管理處接到工程開工通知后，建立該工程臨時檔案。建設(shè)管理檔案隨工程實施過程及時存檔，各項工程資料禁止混放。工程完工后，管理處五個工作日內(nèi)完成工程量簽證單審核并將原件報送工程處，工程處五個工作日內(nèi)完成該簽證單復(fù)審。工程處督促施工單位出具工程結(jié)算書并及時送審。審計單位出具定案表，工程處通知管理處五個工作日內(nèi)移交臨時檔案。工程處收到臨時檔案五個工作日內(nèi)，完成該項工程全部檔案整理工作。按照公司檔案室規(guī)定提交工程建設(shè)管理檔案。
4.4 工程日常管理檔案
4.4.1 工程處負(fù)責(zé)檔案：公司年度工程預(yù)算（各管理處及工程處預(yù)算，專項工程預(yù)算，防汛費、審計費，創(chuàng)收費，質(zhì)保金）；預(yù)算外請示及審批資料）；計劃及總結(jié)（工程合同實施計劃、安全除險計劃、培訓(xùn)計劃；月報；半年總結(jié)；年底總結(jié)）；年底統(tǒng)計表（年度工程施工類項目統(tǒng)計表，年度工程自修類項目統(tǒng)計表，年度工程服務(wù)類項目統(tǒng)計表，年度工程儀器設(shè)備采購登記表，合同管理臺賬，公司工程險工匯總表）；公司來往文件（局、公司文件等；各類報告、請示、報表等）；工程處收發(fā)登記表；廉政監(jiān)督卡等。
4.4.2 管理處負(fù)責(zé)檔案：周報；月報；管線、壩體、重點設(shè)施巡查資料（水庫沉沙池巡視檢查內(nèi)容表，水庫大壩巡視檢查內(nèi)容表，重點設(shè)施安全巡查情況一覽表，管線巡查記錄表，管線閥門及附件定位卡）；管理處自行頒布的制度、預(yù)案；防汛資料（應(yīng)急物資領(lǐng)用記錄表，應(yīng)急物資儲備明細(xì)表，水庫防汛物資土、石方明細(xì)表，工程險工檢查統(tǒng)計表，安全生產(chǎn)隱患臺賬，防汛準(zhǔn)備工作情況檢查表）等。
4.4.3 日常管理檔案收集程序：水庫一月底前把上一年度巡查資料分類裝訂成冊送工程處備案。其他資料按照相關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
4.5 工程檔案存放要求
4.5.1 工程處負(fù)責(zé)檔案：目錄索引清晰，及時更新，易于查找。工程建設(shè)管理檔案以管理處為單位，按照年度順序統(tǒng)一存放。當(dāng)年工程建設(shè)管理檔案先集中放置，年度項目實施完成后，放入項目發(fā)生地所屬管理處檔案資料中。專項工程建設(shè)管理檔案單獨存放。公司制度預(yù)案資料、管線管理資料、水庫注冊鑒定資料等日常管理檔案，按文件時間形成順序，每年成卷集中存放。
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4.5.2 管理處負(fù)責(zé)檔案：遵守公司及管理處檔案管理要求，存放有序，分類清晰，易于檢查。
本辦法是按照國家相關(guān)法律法規(guī)及集團公司章程要求起草。
本辦法由工程處提出。
本辦法由工程處歸口并負(fù)責(zé)解釋。
本辦法起草部門：工程處
本辦法主要起草人： 劉國琪
本辦法2016年11月發(fā)布。
